Oferta câștigătoare în licitații

Oferta câștigătoare în licitații
Procesul de Vanzare

Oferta câștigătoare în licitații


Dezvoltarea unei oferte comerciale performante necesită timp și bani, dar pregătirea unei oferte valoroase și competitive este esențială în câștigarea unei licitații publice.

  • Câștigarea licitațiilor necesită abilități de nivel înalt și atitudini potrivite.
  • Angajamentul total al echipei este esența licitării reușite.
  • Licitați numai pentru proiectele ce pot fi livrate, câștigate și profitabile.
  • În calitate de ofertant, priviți ofertele dumneavoastră prin ochii cumpărătorilor.
  • Dezvoltați și exploatați relațiile cu personalul cumpărătorului.
  • Rezumatul executiv este cea mai importantă parte a ofertei.
  • Cuantificați atunci când descrieți caracteristicile și beneficiile pe care le oferiți.
  • Ofertele câștigătoare și cele pierdute oferă o mulțime de informații pentru proiectele ulterioare.
  • Cel mai mic preț nu câștigă întotdeauna, dar uneori cel mai slab cotat poate câștiga.

Bazele licitării

Reglementările recente au deschis eligibilitatea pentru a câștiga 25% din contractele din sectorul public către organizațiile mai mici. De asemenea, reglementările UE fac ilegală alegerea unui câștigător predeterminat al ofertei înainte de procesul de licitare complet.

Dacă aplicați tehnicile și bunele practici descrise în continuare vă puteți aștepta să câștigați cel puțin 50% din oferte, comparativ cu 10% dacă nu le-ați folosi.

Pregătirea unei oferte valoroase și competitive necesită efort, energie și determinare. Eșecurile sunt frecvente, dar fiecare încercare se adaugă la arsenalul de resurse al organizației dumneavoastră pentru licitațiile viitoare. Membrii echipei de ofertare au nevoie de abilități pentru a dezvolta o ofertă solidă, precum și de atitudini pozitive și suficientă energie și pasiune pentru a susține efortul, a câștiga sau a pierde.

Oportunități de licitare

Precalificare

Pentru a se apăra împotriva unui mare val de potențiali furnizori, cumpărătorii din sectorul public au nevoie de o etapă de precalificare pentru a adăuga o companie la o listă gestionabilă de candidați acceptabili în lanțul de aprovizionare. Un furnizor care dorește să liciteze pentru un proiect trebuie să completeze un chestionar de precalificare care să detalieze eligibilitatea sa legală, starea sa financiară și asigurarea oferită. Cumpărătorii se așteaptă la dovezi ale unor practici comerciale solide.

A licita sau a nu licita

Pregătirea și depunerea unei oferte costă mult timp și bani, deci stabiliți un proces intern de luare a deciziilor. Luați în considerare o diagramă SWOT care vă arată punctele forte, punctele slabe, oportunitățile și amenințările. Asigurați-vă că oferta licitată poate fi livrată, câștigată și profitabilă. Revizuiți capacitatea organizației dumneavoastră de a livra pe baza experienței anterioare, a resurselor disponibile și a impactului asupra obligațiilor comerciale existente. Analizați documentul de licitație (cererea de oferta) pentru a determina dacă proiectul este gândit în favoarea unui titular existent. Studiați-vă concurenții și cultura cumpărătorului. Pentru a asigura un profit, calculați costurile specifice oportunității, verificați finanțele cumpărătorului și încercați să anticipați eventualele schimbări neprevăzute în peisajul de licitare sau în executarea proiectului. Decideți să licitați – sau nu.

Menținerea pe drumul cel bun

Pentru a începe gestionarea procesului de pregătire a ofertelor, citiți și recitiți documentul de licitație. Generați un calendar al proiectului cu sarcini, repere și evenimente; adăugați termene și numiți oameni care să se ocupe de ele. Pentru a crea documentul de licitare, generați un șablon de răspuns care reflectă solicitările cumpărătorului sau – în absența unui șablon – concepeți o matrice de la zero.

Aveți nevoie de o abordare pragmatică, de un entuziasm nesfârșit pentru ceea ce propuneți, de o abilitate de a gândi lucrurile din perspectiva cumpărătorului și de determinarea de a vă prezenta soluția în cea mai bună lumină posibilă.

Fiți realiști cu privire la timpul necesar. Studiați documentele de licitație pentru a vedea greșelile și alte erori. Efectuați o verificare finală, atentă, înainte de a le trimite  și verificați primirea.

Redactarea ofertelor

Începeți procesul de scriere a ofertelor prin constituirea echipei de lucru necesare pentru a trece prin documentele de cerere de oferta, caiet de sarcini, propria matrice de analiza, diagrama SWOT și calendarul proiectului. Stabiliți viziunea clientului – modul în care clientul se vede acum și în viitor. Clientul solicită oferta, de exemplu, pentru a reduce costurile sau pentru a îmbunătăți calitatea? Urmăriți o schemă internă care include caracteristicile ofertei dumneavoastră și beneficiile acestora – aceștia sunt „diferențiatorii” dumneavoastră. Schimbați informații cu toate părțile care vor face parte din oferta dumneavoastră. Structurați un draft cu cea mai importantă parte a documentului – un rezumat executiv care demonstrează cunoștințele dumneavoastră despre viziunea clientului, câștigul dorit și înțelegerea provocărilor proiectului. Listați prețul, propunerea dumneavoastră de valoare și o scurtă descriere a firmei dumneavoastră. Urmăriți scrierea care se concentrează pe rezultate, metode și succese din trecut.

Cât costă?

Cumpărătorii se așteaptă ca situația financiară a ofertantului să fie în regulă. Vor compara dimensiunea ofertei financiare cu volumul de muncă estimat. Folosiți abordări „de jos în sus” sau „de sus în jos” ca să determinați prețul. Pentru o estimare ascendentă, calculați prețurile în funcție de sarcină și apoi faceți un total. Uneori, furnizorii se aventurează cu o soluție super performantă – o ofertă la un preț mai mare, care depășește performanța stipulată a cererii de ofertă. Dacă faceți acest lucru includeți și o soluție de conformitate, o ofertă care respectă strict cerințele cererii de ofertă. Fiecare ofertă trebuie să conțină o propunere de valoare, prezentând informații cuantificate, cum ar fi calendarul de livrare și costurile.

Studii de caz și contactul cu cumpărătorul

Studiile de caz pot fi persuasive, dar asigurați-vă că vă alegeți studiile relevante, potrivite cu cerințele de licitare. Subliniați experiența și competența personalului. Adaugați referințele de la clienții existenți. Fiți atenți la confidențialitate și conflictele de interese.

Discutați cu clientul. Dacă afacerea dumneavoastră este furnizorul curent lucrați proactiv ca să construiți încredere. Pentru a afla info despre un client nou adresați-vă cumpărătorului, discutați cu utilizatorii finali și participați la briefing-urile furnizorilor. Prezentarea finală către cumpărător necesită pregătirea timpurie, revizuirea instrucțiunilor ofertei pentru prezentare, selecția echipei, îmbunătățiri și repetiții.

Câștigați sau pierdeți

Un cumpărător din sectorul privat nu poate anunța imediat câștigătorii licitației. Anunțul ofertei câștigătoare ar trebui să includă o posibilitate de contestare pentru a ajuta concurenții să înțeleagă de ce oferta lor a funcționat sau nu. Cumpărătorii ar trebui să ofere o perioadă de contestare în care să se confirme conformitatea câștigătorului.

Câștigând sau pierzând, compania dumneavoastră poate învăța lecții noi și poate obține feedback din fiecare licitație. Examinați procesul de licitare intern și întrebați cumpărătorul despre conținutul, formatul, prețurile și prezentarea ofertei.

Perspectiva cumpărătorului

Cumpărătorii buni își respectă furnizorii, derulează un proces de licitare direct, vă acordă timp pentru a vă pregăti oferta, pentru a optimiza condițiile ofertei și pentru a încerca să echilibreze șansele tuturor competitorilor. Cea mai dificilă sarcină a cumpărătorilor este emiterea unei oferte efective. Cumpărătorii trebuie să se confrunte cu întrebări care pot duce la modificări ale specificațiilor. De obicei, echipele organizate de specialistul în achiziții al cumpărătorului efectuează evaluarea și transmite analiza si recomandări conducerii. Cumpărătorilor nu le plac – printre altele – pretențiile exagerate, caracterul incomplet, lipsa dovezilor, presupunerile incorecte și prelungirile termenului de livrare. Le plac documentele solide, dovezile clare ale capacității, respectarea cu atenție a specificațiilor lor și expertiza in domeniu.

Licitații publice – reguli de aur

Urmați aceste 13 axiome:                                                                

  1. Căutați oportunități – acest lucru necesită energie și deschidere maximă.
  2. Nu licitați pentru orice – fiți selectivi în ceea ce privește alegerile dumneavoastră.
  3. Vedeți lucrurile din perspectiva cumpărătorilor – concentrați-vă pe prioritățile lor, nu pe ale dvs.
  4. Pregătiți mai întâi tema licitării și rezumatul executiv – acest lucru vă da gândirea asupra proiectului general.
  5. Căutați obstacolele – negăsirea lor nu este normală.
  6. Răspundeți la toate întrebările – fiți obsedat de detaliile din propunerea dumneavoastră.
  7. Pregătiți răspunsuri la întrebările cumpărătorului – fiți un detectiv de întrebări potențiale.
  8. Abordați, influențați și convingeți – dezvoltați și exploatați contactele cu personalul cumpărătorului.
  9. Determinați-vă prețul și cunoașteți valoarea furnizată în contrapartidă – cereți un preț realist.
  10. Respectați regulile cumpărătorului – ajungeți la un consens sau nu vă veți înțelege.
  11. Utilizați studii de caz – dacă aveți experiență, arătați-o.
  12. Fiți organizat – rămâneți în contact cu echipa de licitare și sarcinile de redactare a ofertelor.
  13. Învățați și îmbunătățiți-vă – analizați-vă experiența atât din victorii, cât și din înfrângeri.

Text realizat pe baza cărții „The Winning Bid: A Practical Guide to Successful Bid Management” de Emma Jaques

Select the fields to be shown. Others will be hidden. Drag and drop to rearrange the order.
  • Image
  • SKU
  • Rating
  • Price
  • Stock
  • Availability
  • Add to cart
  • Description
  • Content
  • Weight
  • Dimensions
  • Additional information
  • Attributes
  • Custom attributes
  • Custom fields
Click outside to hide the compare bar
Compare
Compare ×
Let's Compare! Continue shopping