Un raport de informare de afaceri este un articol detaliat care oferă informații clare și utile despre o anumită problemă din industrie, un ghid de bune practici, o tendință sau o soluție. Rapoartele de informare au devenit instrumente foarte populare în campaniile de e-mail marketing – transmiterea unui astfel de raport prin intermediul unui newsletter este un mod eficient de a genera și califica clienți potențiali. Conținutul este foarte important – trebuie să fie interesant, relevant și de actualitate. Un raport de informare nu ar trebui să fie citit ca o broșură, fiind un material educativ.

Conținutul raportului de informare

Pentru a dezvolta conținutul raportului de informare, trebuie să stabiliți nevoile publicului într-o anumită etapă a procesului de vânzare. Determinați:

• Publicul țintă
• Etapa din procesul de vânzare
• Obiectivul raportului de informare
• Subiectele unui raport de informare

Formatul raportului de informare

Rapoartele de informare sunt adesea livrate în format digital, dar puteți utiliza, de asemenea, versiuni tipărite, fișe de prezentare sau alte activități de vânzare. Iată câteva opțiuni:

Format	Opțiuni
PDF	Convertiți documentul într-un PDF care poate fi descărcat la o rezoluție înaltă. Există programe gratuite de conversie PDF disponibile online sau puteți achiziționa un software pentru a face acest lucru.
Tipărit	Printați profesional într-un format adecvat, în funcție de numărul de pagini. Ar putea fi un format standard de 4 pagini realizat pe o foaie de 11×17 sau puteți printa și lega o versiune mai mare. Printați intern pe hârtie pe o singură sau pe două fețe și capsați-le sau legați-le.

Design-ul și tipărirea raportului de informare

Dacă utilizați un designer pentru a crea șablonul raportului, oferiți-i datele necesare. În caz contrar, urmați aceste sfaturi:

• Asigurați-vă că design-ul este în concordanță cu cerințele de branding;
• Mențineți un design simplu – dacă raportul are multe informații nu le înghesuiți într-o singură pagină;
• Păstrați conținutul cât mai simplu pentru a transmite informațiile în mod clar;
• Inserați date concrete și surse fiabile;
• Includeți grafice ori de câte ori este posibil;
• Creați versiuni diferite în funcție de piața vizată – vorbiți despre nevoile publicului.
• Utilizați subtitluri și bullet-points astfel încât cititorii să poată scana materialul și să-l proceseze pe secțiuni.

În timp ce proiectați design-ul raportului de informare, rețineți că puteți fi cât de creativ doriți chiar dacă prezentați date tehnice. Stabiliți cine se va ocupa de cercetarea, proiectarea și printarea raportului.

Business case

Un business case prezintă un exemplu din viața reală al modului în care compania, produsul sau serviciul a rezolvat problema unui client. Poate fi utilizat oriunde într-un proces de vânzare:

Scenariu	Unde este utilizat în procesul de vânzare
Produsul sau serviciul este foarte nou sau evoluează rapid	De la început
Prospectul nu este familiarizat cu produsul / serviciul	De la început
Produsul sau serviciul este intangibil, dificil de descris sau destul de complex	De la început
Produsul sau serviciile sunt obișnuite	Târziu, aproape de încheiere
Doriți să vă consolidați încheierea, consolidând cât de bine ați livrat serviciul pentru clienții anteriori	Târziu, aproape de încheiere

Dacă sunteți în B2B, echipa de vânzări ar trebui să vă ajute în identificarea clienților potențiali.

Proiectarea unui business case

Proiectați un business case simplu și potrivit pentru clientul dumneavoastră.

Sugestii:

• Discutați cu reprezentantul de vânzări care gestionează relația cu prospectul. Asigurați-vă că totul este în regulă, apoi adunați cât mai multe informații pentru business case. Agentul de vânzări știe ce informații trebuie să conțină acest material.
• Discutați cu contactul principal – anunțați-l că doriți să faceți un business case. Este posibil să aveți nevoie de aprobarea departamentului lor de comunicații.
• Efectuați un interviu telefonic rapid pentru a aduna orice fapt util și pentru a obține o idee despre experiența clientului. Puneți întrebări deschise, concepute pentru a obține baza unei cotații bune.
• Discutați cu clientul (sau departamentul de comunicații) pentru a vedea dacă sunt interesați să utilizeze un business case și pentru a-și promova compania. Puteți decide să creați versiuni ușor diferite – una pentru compania dumneavoastră și una pentru compania lor.
• Scrieți și editați conținutul până când sunteți sigur că este perfect. Nu trimiteți conținul needitat sau incomplet clientului pentru aprobare.
• Obțineți aprobarea de la clientul dumneavoastră.
• Finalizați design-ul și producția.
• Furnizați copii clientului dumneavoastră.

Conținutul unui business case

Titlu: utilizați un titlu care transmite soluția

Subtitlu: Oferiți mai multe detalii în legătură cu titlul

Provocarea: Care a fost provocarea? Ce s-ar fi întâmplat dacă problema nu ar fi fost rezolvată la timp?

Soluția: Cum ați ajutat la rezolvarea problemei?

Rezultat: Cum a îmbunătățit soluția afacerea clientului ?

Recomandare: Includeți o ofertă excelentă de la persoana de contact. Ar trebui să se concentreze asupra motivului pentru care sunt mulțumiți și asupra impactului pe care soluția a avut-o.

Iată alte elemente pe care ați putea dori să le includeți:

• Viziunea companiei
• Informații generale despre ambele companii
• Logo-urile ambelor companii
• Grafice sau diagrame pentru a arăta procesul sau cronologia evenimentelor
• Fotografii cu produse sau persoane aflate în acțiune

Când ați terminat de scris, editați și examinați cu atenție materialul. Iată câteva sfaturi:

• Faceți business case-ul valoros oferind informații specifice și detaliate.
• Utilizați titluri și subtitluri pentru a grupa informațiile similar și pentru a facilita navigarea documentului.
• Utilizați propoziții scurte și puncte gloanțe, astfel încât cititorii să poată scana informațiile.
• Folosiți întotdeauna propoziții scurte și timpul prezent.
• Folosiți cât mai puține cuvinte.

Formatul unui business case

Business case-urile sunt adesea livrate în format digital, dar puteți utiliza, de asemenea, versiuni tipărite, fișe de prezentare la expoziții sau alte activități de vânzare. Iată câteva opțiuni:

Format	Utilizare
Tipărit	Utilizați același aspect ca și foaia de date a produsului.
Document standard	Imprimați pe hârtie cu antet.
PDF	Convertiți documentul într-un PDF care poate fi descărcat la o rezoluție înaltă. Există programe gratuite de conversie PDF disponibile online sau puteți achiziționa software pentru a face acest lucru.
Website	Publicați direct pe site.

Newsletter                                                                     

Un newsletter reprezintă o modalitate excelentă de a genera noi clienți potențiali, de a menține relații cu clienții actuali și de a promova produsele sau serviciile companiei. Un newsletter oferă o oportunitate continuă pe piață. El trebuie să transmită informații valoroase fără a avea ca scop plasarea unei comezi, dar dacă conținutul este bun poate duce la vânzări.

Conținutul unui newsletter

Stabiliți subiectele și detaliile newsletter-ului și luați în considerare publicul țintă.

Tipul de public	De reținut
Clienți potențiali	Asigurați-vă că vă concentrați pe o temă care vă susține brandul și care conduce prospecții spre achiziție. Nu încercați să îi forțați să cumpere, dar nu ezitați să includeți call to action și oferte promoționale.
Management	Asigurați-vă că e-mailul este scurt și orientat spre beneficii. Oferta trebuie să fie convingătoare pentru ca directorii executivi să profite de ea.
Departament Tehnic	Asigurați-vă că furnizați detalii în e-mail-uri și pe paginile website-ului.
Departament Creativ	Asigurați-vă că este captivant și inspiră.
Specialiști junior	Dacă subiectul este nou pentru publicul dumneavoastră, oferiți informații suplimentare (cadru, definiții, întrebări frecvente).
Clienți existenți	Clienții actuali nu au nevoie de atât de multe informații ca prospecții, dar nu uitați să le amintiți avantajele cheie.

Când vă concentrați asupra unui public specific, mai mic, veți proiecta mai eficient un newsletter care să furnizeze informațiile de care clienții au nevoie pentru a trece la următorul pas al procesului de vânzări.

Va trebui să cumpărați / să închiriați o listă sau să modificați / adăugați propria listă pentru a ajunge la acest public?

Formatul newsletter-ului

• Prin poștă
• Alături de produs
• Se înmânează personal
• Prin e-mail
• Printr-un link

Metoda de printare

Dacă oferiți un newsletter tipărit, alegeți metoda de imprimare care funcționează cel mai bine pentru cerințele dumneavoastră.

Scenariu	Opțiuni
Sunt necesare actualizări frecvente	Printați în cantități mici, folosind o imprimantă laser sau ink-jet de înaltă calitate.
Conținutul este actualizat rar sau aveți nevoie de cantități foarte mari	Printați la un centru specializat

Design-ul newsletter-ului

Dacă utilizați un designer pentru a vă crea șablonul, oferiți informațiile necesare. În caz contrar, iată câteva sfaturi:

• Asigurați-vă că design-ul este în concordanță cu cerințele de branding;
• Alegeți un design curat – dacă aveți multe detalii, nu le înghesuiți pe o singură pagină;
• Păstrați conținutul cât mai simplu pentru a vă transmite clar ideile. Jargonul este acceptat, dar nu exagerați. Folosiți timpul prezent și eliminați ideile redundante.

Distribuirea newsletter-ului

Elaborați conținutul newsletter-ului:

• Oferiți conținut informativ valoros. Publicul trebuie să îl considere utile și nu îl vor citi dacă este prea lung;
• Folosiți un design și un stil de scriere consecvent, în raport cu problema întâmpinată.

Pentru a vă alcătui lista de abonați și pentru a vă distribui newsletter-ul, aplicați următoarele sfaturi:

• Plasați o imagine proeminentă pe website pentru a încuraja vizitatorii să se aboneze. Asigurați-vă că explicați avantajele newsletter-ului;
• Întrebați-vă clienții actuali dacă doresc să primească newsletter-ul;
• Promovați-vă newsletter-ul în toate materialele de marketing existente – creați o adresă URL pentru a vizitatorii să se înscrie;
• Inserați un link în semnătura e-mail-urilor angajaților;
• Asigurați-vă că newsletter-ul oferă ceva valoros – toată lumea primește un newsletter prin e-mail și sute de alte e-mail-uri în Inbox. Trebuie să captați atenția publicului;
• Faceți cu campanie comună cu o altă organizație;
• Utilizați rețelele de socializare, telemarketingul, poșta directă și / sau promovați-vă pentru a genera interes față de newsletter;
• Plasați un anunț banner sau un anunț text în newsletter prin e-mail sau pe website;

Pentru a vă încuraja clienții să se aboneze la newsletter:

• Solicitați cât mai puține informații la abonare. Veți dori mai multe informații pentru a vă viza mai bine potențialii clienți, dar puteți obține aceste informații după ce se înscriu sau le puteți trimite un sondaj prin e-mail-ul de „bun venit”;
• Faceți ca politica de confidențialitate să fie clară și includeți o scurtă explicație pe pagina de înscriere – cititorii vor dori ca informațiile lor să fie private;
• Solicitați e-mail-ul de două ori și trimiteți o confirmare pentru a vă asigura că adresa este corectă. Dacă e-mail-ul se întoarce, sunați pentru a-l actualiza.