Majoritatea companiilor B2B – și unele companii B2C – au nevoie de o documentație și instrumente specifice care sunt concepute pentru a ajuta la avansarea prospecților în procesul de vânzare. Fiecare material are un rol specific și este conceput pentru a răspunde la o întrebare a prospectului, într-un anumit moment al procesului de vânzare. Acestea pot fi fișe tehnice ale produselor, broșuri, prezentări, business case-uri, newslettere, rapoarte de informare, demonstrații video și website-uri. Materialele pot avea un impact puternic deoarece au o anumită autoritate și oferă credibilitate dacă sunt bine realizate.

Cel mai bun mod de a determina materialele de care aveți nevoie este prin a revizui fiecare pas al procesul de vânzări, pentru a identifica ce informații trebuie să furnizați în funcție de etapă și să selectați resursele adecvate pentru a livra fiecare mesaj într-un mod corespunzător.

Documentația de specialitate și instrumentele de vânzare

Documentația de vânzări și alte instrumente sunt concepute pentru a vă ajuta să avansați potențialii clienți în procesul de vânzare. Aceste resurse ar trebui să aibă un rol specific: să răspundă la o întrebare pe care o are prospectul într-un moment specific al procesului.

Materialele și instrumentele sunt eficiente deoarece pot:

• Consolida autoritatea și credibilitatea;
• Transmite mesajul în mod consecvent;
• Consolida poziția brandului;
• Distribui informații la o scară largă.

Instrumentele și documentația de specialitate vă ajută să transmiteți informații despre produse și să răspundeți la întrebările clienților. Puteți utiliza aceste resurse pentru a genera noi potențiali clienți. De exemplu, rapoartele de informare și business case-urile sunt resurse foarte utile pe care le puteți oferi în campaniile de e-mail marketing. Prospecții le pot descărca pentru a obține informații valoroase și puteți afla numele și adresele lor de e-mail pentru o discuție ulterioară.

De ce tip de materiale și instrumente de vânzări aveți nevoie? Gândiți-vă la întrebările și obiecțiile pe care prospecții le-ar putea avea într-o anumită etapă a procesului de vânzare. 

Iată un exemplu:

Etapa în procesul de vânzare	Care sunt întrebările la care ați dori să primiți răspuns înainte de a trece la etapa următoare?	Ce tip de documentație sau instrumente puteți oferi pentru a le ajunge acolo?
Introducerea – Determinați un business case pentru un software	Ce beneficia va aduce software-ul pentru compania interesată? Care este potențiala estimare anuală a rentabilității investiției dacă un potențial client implementează software-ul?	Furnizați o foaie de date a scenariului de afaceri. Oferiți un business case al unei companii dintr-o industrie similară. Efectuați un calcul ROI avansat.

Stabiliți informațiile de care are nevoie prospectul. Este important să furnizați informațiile relevante în funcție de etapa în care se află. Nu doriți să-l copleșiți cu prea multe detalii într-un moment nepotrivit.

Iată idei de materiale tipărite și digitale și instrumente care pot fi utile.

Instrument de vânzări sau documentație	Utilizare
Broșura companiei Un material tipărit – poate fi o simplă pagină triplată elaborată cu patru culori, sau un PDF pentru livrarea prin e-mail.	Când vă prezentați. În mod obișnuit, oamenii nu o citesc, dar probabil o vor aștepta. Poate fi un instrument valoros în transmiterea poziționării brandului datorită designului vizual și a calității producției.
Website-ul Website-ul este un instrument de vânzări extrem de important. Unii consumatori și majoritatea oamenilor de afaceri examinează website-ul unui potențial furnizor.	Prospecții analizează website-urile la începutul procesului de vânzare. De asemenea, puteți utiliza website-ul pentru a genera noi prospecți printr-o campanie de digital marketing.
Fișe tehnice Foi cu specificații și fotografii ale produsului.	Pentru a transmite informații detaliate sau tehnice despre produs într-un format simplu.
Rapoarte de informare Un raport de informare care oferă informații despre cele mai bune practici, scenarii și / sau date, pe un ton informativ, neutru (fără dorința de a încheia o vânzare).	Pentru a educa piața despre o problemă și o soluție potențială. Nu sunt menite să promoveze caracteristicile sau beneficiile unui produs sau serviciu – sunt menite să evidențieze problemele și să atragă prospectul să caute o soluție. Un raport bun este util în campaniile de e-mail marketing – poate fi utilizat pentru a genera noi clienți potențiali și pentru a menține clienții existenți.
Business case-uri Arătați cum a fost rezolvată problema unui client de către produsul sau serviciul dumneavoastră.	După o prezentare a produsului, aratați modul în care un client a beneficiat de produsul sau serviciul dumneavoastră.
Liste de referință O listă a clienților actuali, adesea segmentată în funcție de industrie sau divizie.	De obicei, oamenilor le place să verifice referințele fie înainte de a începe procesul de vânzare, fie chiar înainte de a cumpăra.
Newsletter Oferă informații valoroase, menținându-vă poziția pe piață. De obicei un pliant cu dimensiuni de 11×18.	Folosit pentru a obține mai multe informații despre produs, serviciu sau industrie.

Instrumente de vânzări	Utilizare
Prezentare PowerPoint PowerPoint este un software electronic de prezentare conceput de Microsoft. Este folosit pentru a proiecta imagini în timpul unei prezentări.	Pentru vizualizarea produsului în timpul unei prezentări și eventual prezentarea unui document, dar rareori folosit ca material independent.
Demonstrații ale produsului Prezintați fizic cum funcționează produsul	Pentru a arăta cum funcționează produsul / serviciul.
Mostre Oferiți produsul pentru revizuire / utilizare.	Pentru ca oamenii să simtă, să testeze și să utilizeze produsul.
Resurse tipărite Oferiți materiale și cărți de vizită – pot fi tipărite pentru a transmite idei, teme sau mesaje.	Pentru ca oamenii să obțină alte informații precum o broșură, fișe tehnice și business case-uri.

Șabloane	Utilizare
Cererea de ofertă Oferiți date despre livrarea produsului / serviciului și prețul – aveți oportunitatea de a face o altă impresie atunci când prospectul ia decizia de a cumpăra.	Pentru a vă examina prețul pentru produsele / serviciile oferite.
E-mail-uri de prospectare Oferiți diferite e-mail-uri pe care prospecții le pot folosi în timpul procesului de vânzare.	Pentru a vă asigura că agenții de vânzări vă transmit corect viziunea și pentru a accelera procesul de scriere a e-mail-urilor.
E-mail-uri de vânzare și follow-up Stabiliți șabloane pe care echipa de vânzări le poate utiliza în procesul de vânzare.	Au același scop precum e-mail-urile de prospectare.

Instrumente interactive	Mod de utilizare
Newslettere Transmise prin e-mail, aceste newslettere vor oferi răspunsuri la întrebări și link-uri către website-uri, care ar trebui să ajute potențialii clienții.	Pentru a obține informații și a pune întrebări.

Odată ce ați generat o listă de potențiale instrumente și materiale, aflați exact ce ar trebui să realizeze fiecare din aceste resurse. Apoi stabiliți:

• Materialele și instrumentele de care aveți nevoie
• Obiectivul unic al fiecărei resurse (fiecare material sau fiecare instrument ar trebui să fie concepute pentru a îndeplini un obiectiv foarte specific)
• Pasul în procesul de vânzare unde ar trebui să fie oferite

Elaborați instrumentele de vânzare, astfel încât să aveți o listă completă a ceea ce aveți în acest moment și ce trebuie să creați.

• Documentația și instrumentele actuale
• Obiectivul unic al fiecărei resurse (fiecare material sau fiecare instrument ar trebui să fie concepute pentru a îndeplini un obiectiv foarte specific)
• Etapa în procesul de vânzare în care ar trebui să fie oferite

Proiectarea unei broșuri

O broșură oferă informații de bază la începutul procesului de vânzare. Multe broșuri se concentrează pe poziția companiei în industrie, brandul, misiunea sau scopul companiei, și nu neapărat pe informațiile specifice despre produse și servicii.

Înainte de apariția Internetului, o broșură era cea mai scumpă resursă din arsenalul companiilor mici sau mijlocii. Broșurile tipărite și digitale nu sunt la fel de populare astăzi din cauza dependenței de website-urile care au înlocuit aceste materiale.

Este important să vă asigurați că este foarte bine realizată pentru că, în caz contrar, ar putea să aibă un impact negativ asupra companiei dumneavoastră.

Obiectivul broșurii

Aveți nevoie de o broșură a companiei? Broșura furnizează informații de bază despre companie la începutul procesului de vânzare. De obicei, acest material se concentrează adesea pe brandul companiei, misiunea și cererea de ofertă, nu pe informații specifice despre produse și servicii, care trebuie actualizate mai des.

Broșurile nu sunt la fel de necesare astăzi ca în anii precedenți din cauza dependenței de website-urile care au înlocuit într-o oarecare măsură materialele tipărite. Dar dacă doriți să realizați o broșură asigurați-vă că este bine realizată și stabiliți unde în procesul de vânzare va fi oferit acest material.

Ce alte materiale primește prospectul în această etapă? Nu doriți să dezvoltați materiale redundante sau să copleșiți prospecții – oferiți-le ceea ce au nevoie cât mai succint posibil.

Conținutul broșurii

Rețineți că oamenii citesc rareori broșuri. Adesea, designul și calitatea unei broșuri au un impact mare, chiar și în comparație cu informațiile pe care le oferă.

Dacă trebuie să transmiteți informații detaliate plasați-le într-un business case, în rapoarte sau fișe despre produs.

Conținutul broșurii trebuie să includă următoarele:

• Poziția brandului pe piață – 100 de cuvinte
• Misiunea companiei
• Povestea companiei – dacă povestea și misiunea sunt similar, utilizați doar una
• Introducerea produselor sau serviciilor – verificați detaliile deoarece aceste date reprezintă o prezentare general și nu doriți să retipăriți broșura atunci când sunt modificate specificațiile sau gama de produse
• Fotografii – trebuie să fie reprezentative brandului
• Grafice – trebuie să fie reprezentative brandului

Creativitatea

Dacă sunteți în mediul B2B sau într-o mare companie B2C puteți să realizați o broșură standard. Dacă sunteți o companie mai mică sau doar doriți să ieșiți în evidență, optați pentru ceva cu adevărat creativ. 

Aveți multe opțiuni care vă pot scoate în evidență materialul: dimensiunea; forma; greutatea hârtiei, tipul și finisajul; culorile utilizate; tiparul; dimensiunea; fotografiile; design-ul grafic. Este o idee bună să lucrați cu designerul dumneavoastră în această etapă.

Printarea și proiectarea broșurii

Noua broșură a companiei trebuie să fie în concordanță cu brandul. De exemplu, dacă cererea de ofertă susține inovația produselor, iar brandul dumneavoastră propune o tehnologie de ultimă generație, broșura trebuie să transmită aceste caracteristici prin printarea în patru culori, un design atrăgător și o grafică inovatoare.

Criterii de printare:

• Design calitativ
• Patru culori utilizate
• Fotografii
• Grosimea hârtiei
• Lăcuirea selectivă UV
• Modul de legare a paginilor

Dacă nu aveți fotografii, fie angajați un fotograf profesionist, fie cumpărați fotografii la un preț rezonabil.

Calitatea design-ului: dispuneți de resurse interne sau trebuie să angajați un designer / firmă?

• Utilizați un designer intern
• Folosiți furnizorul actual

De asemenea, va trebui să elaborați conținutul broșurii, dar dacă considerați că nu aveți abilitățile necesare pentru a scrie un material bun, angajați un redactor profesionist.

Aveți resursele interne pentru a dezvolta un material bun?

• Da!
• Redactor intern
• Redactor extern

Centrul de printare

Costurile de printare pot fi substanțiale, în special pentru materialele cu adevărat creative. Odată ce ați stabilit cerințele, cel mai bine este să obțineți oferte de la cel puțin trei centre de printare. Cereți colegilor recomandări sau vizitați diferite website-uri pentru a găsi centrul de printare potrivit.

Când printați, asigurați-vă că discutați cu furnizorul despre diferitele tipuri de opțiuni de printare și selectați-le pe cele care sunt adecvate ideii pe care doriți să o transmiteți.

Stabiliți următoarele detalii:

• Cantitatea
• Culoarea
• Tipul de printare
• Tipul de hârtie, greutatea și finisajul

Solicitați diferite mostre ale centrului de printare pentru a evalua calitatea muncii lor.

Elaborarea fișelor tehnice

Fișele tehnice transmit informații detaliate despre produse sau servicii.

Fișele tehnice tipice includ fotografii, specificații tehnice, descrieri ale modului în care este utilizat produsul sau modul în care este furnizat serviciul, caracteristici și avantaje, precum și o comparație a produselor în raport cu concurenții.

Prezentarea generală a fișei tehnice

Companiile folosesc adesea fișe tehnice pentru a transmite informații detaliate despre produs. Acestea trebuie actualizate frecvent, deci sunt deseori tipărite intern pe un șablon pre-stabilit. Determinați produsele pentru care veți avea nevoie de fișe tehnice.

Ce trebuie să transmită fișele tehnice pentru a avansa prospectul în procesul de vânzare? Elaborați conținutul fișelor tehnice și includeți specificațiile necesare:

• Fotografii ale produsului
• Specificații tehnice
• Modul de utilizare al produsului
• Imagini pentru a arăta utilizarea produsului
• Lista caracteristicilor / beneficiilor
• Comparații cu alte produse

Metoda de printare a fișelor tehnice

După ce ați creat prezentarea generală a fișelor tehnice, alegeți metoda de printare adecvată:

Frecvența	Printarea
Sunt necesare actualizări frecvente	Intern: Imprimați în cantități mici folosind o imprimantă de înaltă calitate cu laser sau ink-jet. Folosiți hârtie mai groasă. Imprimați materiale care pot fi personalizate. Acestea vor conține sigla companiei, informațiile de contact și un design atrăgător. Imprimați pe hârtie lucioasă, dacă poate fi folosită în printarea laser sau ink-jet.
Conținutul este actualizat rar sau aveți nevoie de cantități foarte mari	Extern: Apelați la serviciile unui centru de printare.

Design-ul și conținutul fișei tehnice

Aici veți stabili modul de proiectare și copiere pentru fișele de date. Dacă utilizați un designer pentru a vă crea șablonul, exprimați-vă ideile cu atenție. În caz contrar, urmați aceste sfaturi:

• Asigurați-vă că design-ul este în concordanță cu cerințele de branding
• Păstrați un design simplu – dacă aveți multe detalii, nu le înghesuiți într-o singură pagină. Adăugați mai multe pagini pentru a evita folosirea unei dimensiuni mici a fontului
• Păstrați conținul cât mai simplu pentru a transmite informațiile necesare. Jargonul este acceptat, dar este important să folosiți cât mai puține cuvinte în acest stil. Folosiți timpul prezent și eliminați ideile redundante