Importanța documentelor suport în procesul de vânzare – partea a II-a

prezentare powerpoint afaceri companie materiale resurse instrumente
Ghiduri de implementare Vânzări

Importanța documentelor suport în procesul de vânzare – partea a II-a

O prezentare PowerPoint bună este unul dintre cele mai valoroase instrumente din arsenalul de marketing și vânzare. Cercetările arată că fluxul unei prezentări și conținutul acesteia au un impact mai mare, în comparație cu modul în care sunt redate informațiile de către agentul de vânzări. Dacă conținutul este bine organizat, relevant, specific publicului și proiectat corespunzător, chiar și un agent de vânzări mediocru poate străluci.

Elaborarea prezentării PowerPoint

Șabloanele de prezentare bune vă vor ajuta echipa de vânzări să furnizeze prezentări mai eficiente. Dacă activați în mediul B2B, o prezentare PowerPoint excelentă este probabil cel mai valoros instrument din arsenalul dumneavoastră.

Din păcate, mulți oameni creează și oferă rezultate slabe când realizează o prezentare PowerPoint. Este probabil cel mai folosit instrument în corporațiile din America.

Nu lăsați echipa dumneavoastră să facă aceste greșeli:

  • Prezentarea monotonă a produsului, neinspirată, vorbind prea mult despre „noi” și „de ce suntem grozavi” și nu despre problema cu care se confruntă prospectul
  • Utilizarea prezentării PowerPoint sub formă de script, cu fraze lungi sau propoziții complexe și citirea informațiilor în timpul prezentării
  • Pierderea ocaziei de a utiliza imagini pentru a consolida un mesaj
  • Personalizarea completă a șablonului
  • Folosirea documentului ca material în sine și trimiterea acestuia pe e-mail
  • Plictisirea participanților și distrugerea entuziasmului față de material

Conținutul prezentării

Pe măsură ce vă elaborați conținutul, primul pas este să determinați unde sunt eficiente prezentările în procesul de vânzare. Stabiliți scopul materialului și când poate fi oferit.

Pentru fiecare prezentare PowerPoint identificați participanții și ce trebuie să le ofere acest material.

  • Cine este publicul căruia vă adresați?
  • Descrieți o persoană tipică din acest grup
  • Care este obiectivul său în participarea la prezentare?
  • Despre ce TREBUIE să vorbiți pentru a vă asigura că obiectivul acestei persoane este atins?
  • Care sunt cele mai importante două lucruri cu care doriți ca acest membru al publicului să rămână?

Cum puteți transmite informațiile – prin imagini, date, studii de caz, poveste etc.? Rețineți că agentul de vânzări spune o poveste, iar materialele alese ar trebui să susțină povestea, nu invers.

Structura prezentării

În timp ce vă gândiți cum să vă conturați prezentarea, nu începeți prin a crea slide-uri pentru a transmite anumite materiale de marketing. Începeți prin a vă gândi la prezentarea dumneavoastră ca la o poveste . Ar trebui să aibă o introducere, un curprins și o încheiere. Ar trebui să atragă interesul publicului rapid și să îl conducă printr-o poveste care este interesantă și ușor de spus. În acest fel, echipa de vânzări va fi mult detensionată și va oferi o prezentare mai bună.

Captarea atenției

Cum puteți să atrageți atenția auditoriului și să îl entuziasmați de materialul expus? Câteva idei pentru captarea atenției publicului:

  • Prezentați publicului o problemă similară cu care s-a confruntat un alt client și cum l-a afectat. În conținul prezentării, expuneți modul cum ați rezolvat problema, apoi încheiați cu un rezumat prin care subliniați situațiile similare.
  • Începeți cu o întrebare retorică, amuzantă. În prezentare, arătați-le prospecților de ce întrebarea este sau nu importantă.
  • Spuneți-le despre o situație cu care se confruntă. 
  • Identificați o problemă cheie și oportunitatea sau pericolul pe care îl reprezintă. În conținut, expuneți recomandările dumneavoastră pentru a profita de ocazie sau pentru a evita pericolul acesteia.
  • Comparați statu quo-ul cu un moment în timp sau un moment din viață – orice arată asemănările sau diferențele dintre situația actuală și cea viitoare.

Descrieți punctele cheie pe care doriți să le furnizați în conținutul prezentării. Iată câteva sfaturi de luat în considerare:

  • Concentrați fiecare slide pe o singură idee cheie.
  • Analizați în permanență dorințele și nevoile membrilor audienței. Nu pierdeți atenția prospecților intrând în detalii, care nu au legătură directă (și de mare interes) cu subiectul prezentat. Rămâneți pe subiect și mențineți-le interesul.
  • Nu puneți prea multe informații pe un slide – este copleșitor și este posibil să pierdeți atenția publicului.
  • Mențineți prezentarea cât mai scurtă – studiile arată că oamenii își pierd interesul după 18 minute. Lăsați participanții să pună întrebări ulterior, nu îi obligați să răspundă la fiecare întrebare în timpul prezentării. O sesiune de întrebări este mult mai interesantă și mai antrenantă.

Elaborarea conținutului

Acum că aveți o schiță, puteți scrie materialul. Urmați aceste sfaturi:

  • Alegeți un titlu cât mai scurt. Transmiteți scopul slide-ului.
  • Folosiți bullet-points – cât mai puține cuvinte.
  • Inserați grafice care vă pot transmite idea.
  • Nu utilizați o mulțime de subpuncte dacă nu sunt importante.
  • Nu citiți informațiile de pe slide-uri.

După ce ați scris slide-urile, reveniți și verificați-le pentru a vă asigura că ați respectat recomandările de mai jos:

  • Titlul este scurt și atrăgător
  • Graficele sunt utile
  • Puține cuvinte pe pagină (și fără propoziții întregi)
  • Punctele prezentării sunt legate direct de titlu
  • Ideile curg în mod natural – un agent de vânzări care verifică în permanență care sunt următoarele idei va crea confuzie

Design-ul prezentării

Design-ul este foarte important. O prezentare PowerPoint ar trebui să reprezinte brandul și să utilizeze culorile, fonturile și imaginile specifice companiei. Dacă utilizați un designer pentru a vă crea prezentarea, oferiți-i detaliile necesare. În caz contrar, urmați aceste sfaturi:

Slide

Elemente de design

Pagina de titlu

  • Utilizați imagini, dacă este posibil – de exemplu, fotografii de pe website
  • Dacă așezați logo-ul prospectului pe slide, asigurați-vă că este bine poziționat; în caz contrar, va arăta neprofesionist
  • Numele companiei prospectului ar trebui să fie cel puțin la fel de mare ca al dvs.

Slide-ul principal

  • Utilizați caracteristica Slide Master pentru a vă crea șablonul de proiectare
  • Păstrați-l ordonat – o prezentare PowerPoint este un ajutor vizual pentru agentul de vânzări
  • Utilizați fonturile companiei sau fonturile comerciale utilizate în mod obișnuit – nu utilizați fonturi drăguțe sau obscure
  • Asigurați-vă că fontul este atractiv și ușor de citit la dimensiuni mici și mari – cel mai important criteriu este lizibilitatea
  • Fiți extrem de atenți la fundalurile colorate și folosiți rar text alb pe un fundal întunecat – este greu de citit
  • Pentru a introduce o pată de culoare, utilizați-o în titlu, pe margini sau în grafice

Grafice

  • Dacă utilizați grafice pe un slide, utilizați cât mai puține cuvinte
  • Asigurați-vă că graficul este lizibil la toate dimensiunile

Altele

  • Folosiți rar efectele speciale – pot distrage atenția și sunt neprofesioniste atunci când sunt exagerate

Instruirea agenților de vânzări în livrarea prezentării

Odată ce prezentarea este completă, iată un plan sugerat pentru a vă ajuta agenții de vânzări:

Sugestii

Personalizați prezentările: dacă puteți, personalizați prezentările pentru fiecare prospect. Agenții de vânzări ar trebui să vândă, nu să se joace cu graficele și bulletpoints. Dacă trebuie să schimbe prezentarea pentru un anumit prospect, colaborați cu ei pentru a o realiza. În acest fel, vă puteți asigura că aspectul este consistent și vă puteți folosi abilitățile în crearea unei povești cu puncte cheie și o structură bună. Acest lucru oferă agentului de vânzări mai mult timp pentru a vinde!

Versiuni: creați mai multe versiuni ale prezentării pentru diferite piețe sau segmente de clienți, astfel încât să fie foarte ușor să introduceți o prezentare pentru un nou prospect.

Instruire: instruiți-vă echipa pentru a furniza informațiile cu ușurință. Rugați agenții de vânzări să prezinte porțiuni diferite ale materialului în fața grupului, apoi să lucreze împreună pentru a rafina materialul.

Sugestii

Pliante: decideți cum și când vor fi livrate pliantele. Dacă furnizați o copie a prezentării, de obicei este mai bine să o le oferiți la sfârșit, astfel încât participanții să nu acorde atenției versiunii tipărite. Cu toate acestea, este posibil ca prezentarea să nu fie potrivită – poate doriți să creați un rezumat de o pagină sau un rezumat al întâlnirii de două pagini.

Prezentări online: dacă potențialii clienți se află în locații îndepărtate, vă recomandăm să utilizați un serviciu de prezentare online – potențialii clienți se pot alătura unei conferințe și pot vizualiza prezentarea online.

Propunerea de ofertă

O propunere de ofertă este un document puternic pentru companiile care furnizează servicii sau produse complexe. Este, de obicei, ultimul document pe care un prospect îl examinează înainte de a lua o decizie de cumpărare – fiind momentul cel mai oportun pentru a vă prezenta poziționarea pe piață și modul în care vă diferențiați.

Stabilirea publicului

O propunere de ofertă bună este un document puternic. Cele mai multe companii de servicii și produse de consum complexe sau costisitoare oferă o propunere sau o ofertă pentru clienții potențiali.

Dacă intenționați să vă îmbunătățiți propunerile, primul pas este să vă asigurați că vă înțelegeți clar nevoile publicului. Determinați toți factorii de decizie care vă vor examina propunerile sau ofertele. Notați nevoile specifice pe care le-ar putea avea.

Gândiți-vă la factorul de decizie sau persoanele care pot influența procesul:

  • De ce are nevoie această persoană?
  • Cum vă puteți asigura că îndepliniți această nevoie?

Elaborarea conținutului

Pe măsură ce scrieți, asigurați-vă că indicați unde trebuie inserat conținutul personalizat. Puteți folosi paranteze [ca acestea] și puteți explica ce ar trebui să fie scris în paranteze.

  • Introducere: Explicați scopul propunerii în trei paragrafe sau chiar mai puțin.
  • Încheiați introducerea cu un rezumat al valorii pe care o livrați.
  • Produsul / serviciile care vor fi furnizate: începeți cu o listă rezumativă, apoi furnizați detalii mai jos.
  • Avantaje: Explicați de ce soluția dumneavoastră este cea mai bună rezolvare pentru a satisface nevoile clientului.
  • Procesul de implementare și cronologia: dacă sunt relevante, descrieți-le. 
  • Roluri și responsabilități: Descrieți ce va oferi fiecare parte.
  • Compensație și termeni: enumerați și descrieți politicile companiei. 
  • Rezumat: Mulțumiți prospectului și amintiți încă o dată de propunerea de valoare și de ce soluția va satisface nevoile lor.

După ce ați elaborat propunerea de ofertă, examinați-o și editați-o cu atenție. Iată câteva sfaturi:

  • Asigurați-vă că este axată pe problema potențialului client și pe modul în care urmează să o rezolvați.
  • Vorbiți despre cum veți ajuta clientul – nu despre cât de grozav sunteți. Multe companii folosesc propuneri autocentrate. 
  • Concentrați-vă pe factorii de diferențiere puternici, nu pe cei slabi. De exemplu, nu spuneți „vom implementa programul mai repede decât concurenții noștri”. Spuneți „vă vom implementa programul în 30 de zile sau mai puțin – cu o lună mai devreme decât cel mai apropiat concurent”.
  • Asigurați-vă că ați încorporat nevoile diferiților factori de decizie.
  • Utilizați titluri și subtitluri puternice pentru a grupa informațiile similare și pentru a facilita navigarea documentului.
  • Utilizați propoziții scurte și bullet-points, astfel încât cititorii să poată scana informațiile.
  • Porniți fiecare nouă secțiune cu un rezumat.
  • Folosiți întotdeauna propoziții scurte și timpul prezent.
  • Folosiți cât mai puține cuvinte.

Formatul propunerii de ofertă

Iată câteva opțiuni de luat în considerare:

Formatul

Explicaţie

Document standard

Imprimați pe hârtie cu antet sau hârtie de înaltă calitate.

Format PDF

Dacă trimiteți propunerea prin e-mail, ar trebui să o convertiți în PDF pentru a preveni falsificarea. Puteți găsi un software de conversie PDF online – există versiuni gratuite sau premium.

Format personalizat

Dacă propunerea este rezultatul multor luni de discuții și negocieri, la un preț ridicat, vă recomandăm să creați o propunere elaborate, cu grafice, pe hârtie de calitate superioară și cu copertă.

Proiectarea propunerii de ofertă

Cu excepția cazului în care utilizați un format personalizat, design-ul nu trebuie să fie elaborat.

Iată câteva sfaturi:

  • Adăugați fotografii.
  • Asigurați-vă că aceasta conține titlul documentului, data, informațiile de contact și sigla.
  • Includeți un cuprins dacă documentul are mai multe pagini.
  • Asigurați-vă că toate paginile sunt numerotate.
  • Folosiți fontul companiei.
  • Folosiți titluri și subtitluri îndrăznețe.
  • Nu înghesuiți informațiile.
  • Luați în considerare plasarea declarației de poziționare a brandului în subsolul documentului.
  • Examinați design-ul pentru a vă asigura că este în concordanță cu poziționarea brandului și cu propunerea de valoare.
  • Dacă utilizați un designer pentru a vă crea șablonul, furnizați toate detaliile necesare.

Prezentare demonstrativă

O demonstrație de produs sau serviciu poate fi un instrument valoros în procesul de vânzare. Este important să tratați demo-ul așa cum ați trata orice alt instrument de vânzare.

O demonstrație de produs bună poate încheia afacerea, dar o demonstrație de produs slabă nu duce aproape NICIODATĂ la o vânzare.

Scriptarea demonstrațiilor produsului vă oferă siguranța că echipa dumneavoastră vă poziționează în mod consecvent oferta în cel mai favorabil mod.

Modul de utilizare

Într-o demonstrație de produs, agentul de vânzări (sau o altă persoană din compania dumneavoastră) prezintă prospectulului produsul și îi arată cum funcționează. De exemplu, puteți să vă demonstrați software-ul și să evidențiați zonele specifice de care va avea nevoie prospectul.

Dacă produsul sau serviciul dumneavoastră are nevoie de o demonstrație, nu lăsați întâlnirea (sau prezentarea online) la voia întâmplării. Tratați demonstrația așa cum ați face cu orice alt instrument de vânzare. O demonstrație de produs bună poate încheia afacerea, dar o demonstrație de produs slabă nu duce aproape niciodată la o vânzare.

Elaborarea conținutului

Mai întâi, decideți unde sunt utilizate demonstrațiile în procesul de vânzare. Pentru fiecare demonstrație, identificați participanții tipici și ceea ce doresc și au nevoie de la întâlnire.

  • Cine este acest membru al audienței?
  • Descrieți o persoană tipică din acest grup.
  • Care este obiectivul?
  • Ce trebuie să vă adresați pentru a vă asigura că obiectivul acestei persoane este atins?
  • Care sunt cele mai importante două lucruri pe care doriți ca acest membru al publicului să le ia de la demonstrație?

Dacă introduceți materiale noi pentru demonstrație, utilizați secțiunea corespunzătoare din acest subiect pentru a vă ghida.

În majoritatea cazurilor, este mai bine să efectuați demonstrația după ce a început procesul de vânzare și după ce v-ați calificat potențialul client și ați depășit obiecțiile inițiale. Apoi, o demonstrație bună poate duce la o vânzare. Asigurați-vă că toți factorii de decizie sunt prezenți la demonstrație, astfel încât să evitați repetarea acesteia.

Stabilirea bugetului

Un buget bine stabilit este esențial în procesul de realizare a materialelor și instrumentelor de vânzări. Costurile tipice pentru multe proiecte includ design-ul, redactarea, fotografierea, programarea (pentru articole interactive), hârtia și tipărirea.

Aici vă veți crea bugetul și veți documenta cheltuielile legate de crearea instrumentelor de vânzare și a materialelor, inclusiv proiectarea, tipărirea, fotografierea etc. Costurile se vor încadra în una dintre aceste categorii:

  • Proiectare
  • Redactare
  • Hârtie
  • Tipărire
  • Date de cercetare
  • Fotografie

Instruirea echipei

Materialele și instrumentele dumneavoastră de vânzări vor fi eficiente numai dacă sunt utilizate corect. După ce ați identificat unde și cum să utilizați fiecare material în procesul de vânzări, lucrați îndeaproape cu echipa de vânzări pentru a vă asigura că materialele sunt utilizate conform planificării.

Crearea unui plan de instruire

Vă puteți dezvolta mai jos planul de acțiune pentru a lucra cu echipa dumneavoastră de vânzări. Pe măsură ce vă gândiți la modul cum vă veți instrui echipa, analizați cum puteți utiliza fiecare resursă – scopul său – și unde este utilizată în procesul de vânzare.

Acum, stabiliți procedura pentru personalizarea materialelor care pot fi modificate pentru anumiți clienți. Asigurați-vă că echipa știe cum să vă ofere un feedback, astfel încât să puteți îmbunătăți materialele sau să creați altele noi. În cele din urmă, stabiliți cum veți monitoriza utilizarea materialelor pentru a vă asigura că sunt eficiente.


Select the fields to be shown. Others will be hidden. Drag and drop to rearrange the order.
  • Image
  • SKU
  • Rating
  • Price
  • Stock
  • Availability
  • Add to cart
  • Description
  • Content
  • Weight
  • Dimensions
  • Additional information
  • Attributes
  • Custom attributes
  • Custom fields
Click outside to hide the compare bar
Compare
Compare ×
Let's Compare! Continue shopping