Externalizarea serviciilor de marketing

externalizarea serviciilor de marketing alegere furnizor campanie marketing
Ghiduri de implementare Vânzări

Externalizarea serviciilor de marketing

Furnizorii joacă un rol important în majoritatea echipelor de marketing, deoarece puține companii au resursele necesare pentru a gestiona fiecare proiect intern. Externalizarea serviciilor către furnizori sau consultanți de marketing specializați vă poate oferi acces la informații din industrie și la resurse pe care nu le aveți intern. Înainte de a evalua un furnizor pentru un anumit proiect este bine să creați o structură clară a proiectului, care să includă tipul de serviciu și activitățile necesare, specificațiile proiectului, criteriile de evaluare ale furnizorului, bugetul, datele și etapele cheie și resursele necesare.

Găsirea unui furnizor bun care să se ocupe de proiectul dumneavoastră poate fi dificilă și poate necesita mult timp. Primul pas este să definiți componentele proiectului și criteriile pentru succes. Când știți la ce vă veți aștepta și veți avea nevoie de la un furnizor, va fi mai ușor să îi calificați, să evaluați și să alegeți un furnizor potrivit pentru proiectul dumneavoastră.

Rezumatul proiectului

Începeți prin documentarea proiectului și elaborarea unui plan pentru stabilirea furnizorului.

  • De ce servicii aveți nevoie de la un furnizor?
  • Ce resurse veți aloca proiectului? Ar putea fi necesar să comunicați aceste informații potențialilor furnizori înainte de a vă pregăti oferta.
  • Ce definește un proiect de succes pentru dumneavoastră? Aceste criterii vă vor ajuta atât în evaluarea furnizorului, cât și în gestionarea proiectului.
  • Care sunt scenariile și consecințele potențiale în cel mai rău caz dacă furnizorul nu îndeplinește obiectivele dorite?
  • Câte propuneri trebuie să trimiteți?
  • Care sunt cei mai importanți factori în selectarea furnizorului potrivit (experiența, prețul, fiabilitatea, viteza, istoricul, locația)?

Ați stabilit un buget pentru proiect? Dacă nu, cât vă puteți permite să cheltuiți?

Buget

Note

Veți distribui această gamă ofertanților?

Avantaje în partajarea bugetului cu ofertanții:

  • Se asigură că ofertanții vor oferi o soluție care funcționează în limita bugetului.

Dezavantaje în partajarea bugetului cu ofertanții:

  • Este posibil să recomande mai mult decât aveți nevoie dacă bugetul este mai mare decât aveți cu adevărat nevoie sau pot pur și simplu să liciteze pentru un buget mare.
  • Dacă bugetul este prea mic, este posibil să eliminați anumite soluții alternative care costă mai mult, dar ar putea fi în cele din urmă mai bune pentru compania dumneavoastră.

Bugetul a fost stabilit de dumneavoastră sau de departamentul de achiziții?

Dacă a fost stabilit prin cumpărare, este suficient pentru a acoperi proiectul?

Există date critice pe care trebuie să le atingeți? Dacă da, construiți-vă planul în jurul acelor date. Dacă nu sunteți încă sigur puteți să le revizuiți mai târziu.

Iată câteva date importante pentru un proiect externalizat:

  • Analizarea opțiunilor disponibile
  • Identificarea potențialilor furnizori
  • Trimiterea cererilor de propunere
  • Primirea unor propuneri
  • Examinarea propunerilor și negocierea lor
  • Selectarea furnizorului
  • Încheierea unui contract
  • Executarea proiectului
  • Menținerea relației

Asigurați-vă că acordați furnizorului suficient timp pentru a pregăti o ofertă și puneți întrebările necesare. O ofertă simplă poate să necesite doar câteva zile pentru a fi trimisă, dar o propunere pentru anumite servicii complexe poate implica mai multe departamente din compania furnizorului și poate necesita câteva săptămâni.

Dacă nu sunteți sigur de cât timp are nevoie un furnizor pentru a vă evalua nevoile și pentru a trimite o propunere, cereți din timp un ghid – veți obține o propunere de calitate mai bună atunci când le acordați suficient timp pentru a o finaliza.

Programarea proiectului

Stabiliți datele cheie pentru proiect:

  • Data licitării
  • Data acordării
  • Data de început
  • Data finalizării proiectului

Etapele proiectului

  • Analizarea furnizorilor
  • Intervievarea furnizorilor
  • Pregătirea RFP
  • Revizuirea propunerilor
  • Selectarea furnizorul
  • Gestionarea proiectul

Stabilirea unui furnizor

După ce proiectul dumneavoastră este finalizat, căutați furnizorii pentru a vă compila lista. Pentru a găsi furnizori puteți apela la recomandări de la colegi, website-uri din industrie, directori, listări ale camerei de comerț sau o căutare pe Internet.

Este o idee bună să creați un set standard de întrebări pentru fiecare furnizor pentru a permite o comparație imparțială a furnizorilor în timpul revizuirii inițiale. Domeniile potențiale de explorat conțin întrebări cu privire la modul în care ar gestiona proiectul, experiența lor anterioară în gestionarea unui proiect similar, rezultatele finale ale proiectelor lor, costurile generale și dacă au o expertiză specială care ar fi utilă pentru proiectul dumneavoastră.

Identificarea și analizarea furnizorilor

Când sunteți pregătit să căutați furnizori proiectați un plan de cercetare. În plus față de publicațiile din industrie, nu uitați să solicitați recomandări de la alți asociați. Iată exemple de resurse pe care le puteți utilizare în căutarea unui furnizor:

  • Recomandări: de la cine putem solicita recomandări?
  • Website-uri din industrie
  • Căutare individuală: ce cuvinte cheie ar trebui să folosim pentru a căuta?
  • Publicații din industrie: revedeți articole, reclame, listări
  • Asociații din industrie: examinați listele de membri și anunțurile

Înainte de a începe să vorbiți cu furnizorii, stabiliți-vă întrebările generale de calificare. Iată o listă generală pentru a începe:

  • Cum s-ar descurca cu acest proiect?
  • Au mai gestionat vreodată un proiect similar cu acesta?
  • Care a fost rezultatul final al acelui proiect?
  • Care sunt unele costuri generale pentru acest tip de lucrare?
  • Au vreo expertiză specială care ar fi utilă pentru proiectul dumneavoastră?
  • Credeți că acesta este un furnizor care poate oferi valoare pe termen lung?

În plus, definiți următorii pași pe care doriți să-i faceți cu furnizorii care efectuează prima tranșă:

  • Cereți materiale din partea companiei
  • Examinați portofoliul lor, proiectele anterioare și mostrele de lucru
  • Programați prezentarea personală

Perioada de evaluare depinde de dimensiunea și complexitatea proiectului. De exemplu, s-ar putea să dureze doar câteva zile pentru a selecta un centru de printare pentru a imprima cărțile de vizită, dar ar putea dura două luni pentru a selecta o firmă de telemarketing care să gestioneze un proiect de 250.000 de dolari.

Politica companiei

Termenii de plată trebuie luați în considerare în decizia dumneavoastră. Dacă aveți un departament de achiziții, verificați cu ei pentru a vedea dacă aveți o listă de furnizori aprobată sau cerințe privind termenii.

Acum, enumerați furnizorii pe care i-ați selectat pentru cererea dumneavoastră de ofertă și identificați toate detaliile pentru fiecare.

Elaborarea cererii de ofertă

O cerere de ofertă (RFP) este un document care prezintă cerințele unui proiect și solicită ofertanților să răspundă la întrebări și să prezinte o ofertă într-un format standard.

RFP-urile sunt utile pentru proiectele care conțin produse intangibile, cum ar fi serviciile de dezvoltare a website-urilor pentru proiectele care au criterii foarte specifice utilizate pentru evaluarea furnizorilor și pentru proiectele care necesită evaluarea unui număr mare de ofertanți.

O cerere de ofertă tipică include prezentarea generală a proiectului, întrebări specifice legate de proiect care evaluează cât de bine înțeleg furnizorii cerințele, livrabilele necesare proiectului, data scadenței și calendarul proiectului. Solicitați prețurile și oferiți posibilitatea de a furniza orice alte idei despre modul în care ar gestiona anumite aspecte ale proiectului.

Utilizarea unei cereri de ofertă

O cerere de ofertă este un document care prezintă cerințele dumneavoastră pentru un proiect și solicită ofertanților să 1) răspundă la întrebări și 2) să propună o ofertă într-un format standard.

Când ar trebui să utilizați o cerere de ofertă în loc să solicitați ofertanților să depună oferte în propriul format?

Scenarii pentru o cerere de ofertă

Când proiectul conține produse intangibile, cum ar fi dezvoltarea website-urilor

Când aveți criterii foarte specifice, pentru a evalua furnizorii

Când veți evalua un număr mare de ofertanți pe baza unor criterii selectate

Elaborarea unei cereri de ofertă

Este important să puneți întrebările corecte în cadrul cererii de oferte, astfel încât furnizorii să înțeleagă proiectul, serviciile de care aveți nevoie și cum vor fi evaluate propunerile lor.

Distribuiți cât mai multe informații potențialilor furnizori în timpul procesului de licitare. Stabiliți:

  • Nevoile proiectului;
  • Rezultatele dorite;
  • Metodele de raportare necesare;
  • Sancțiunile pentru neîndeplinirea acestor rezultate;
  • Programul dumneavoastră;
  • Condițiile de plată dorite, dacă este cazul;
  • Bugetul (dacă este cazul și dacă acesta va avea impact asupra recomandărilor lor cu privire la modul de furnizare a soluției de care aveți nevoie. De exemplu, dacă angajați o firmă de design pentru a dezvolta o serie de e-mail-uri, stabiliți bugetul pentru proiectarea acestora, astfel încât să înțeleagă care ar putea fi limitările lor de proiectare);
  • Întrebările specifice – „criteriile de măsurare” – astfel încât să aveți aceste răspunsuri în scris pentru o evaluare ușoară;
  • Formatul dorit. Mulți furnizori au șabloane de propuneri standard care expun întrebări tipice, dar poate fi nevoie de timp pentru a găsi răspunsurile de care aveți nevoie. Faceți același lucru cu foaia de prețuri – doriți să puteți compara prețurile de la diferiți ofertanți, așa că cereți-le să standardizeze modul în care licitează;
  • Sugestii despre modalități alternative sau noi de a vă rezolva problema. Dacă nu se potrivesc domeniului de aplicare a cererii dumneavoastră de ofertă, este posibil să trebuiască să reîncepeți procesul de la început. Cu toate acestea, dacă noua abordare vă poate economisi timp și bani, ar putea fi utilă.

Pentru a vă crea RFP, selectați și răspundeți la întrebările relevante pentru proiectul dumneavoastră și trimiteți-le furnizorilor.

Furnizați orice informații de bază despre compania dumneavoastră, care ar putea ajuta furnizorul să ofere o propunere mai bună.

Detalierea proiectului

Detaliați proiectul. Includeți datele și cerințele cheie.

  • Ce anume doriți să furnizeze agentul?
  • Dacă aveți cerințe sau valori specifice de raportare pe care furnizorul trebuie să le atingă, detaliați-le și pe acestea.
  • Cum veți măsura succesul programului?
  • Ce este cel mai important pentru dumneavoastră pe măsură ce evaluați furnizorii potențiali?

Întrebările

În această secțiune, stabiliți întrebările referitoare la cererea de ofertă. Veți dori să primiți răspunsuri pe care le puteți evalua în conformitate cu criteriile de mai sus pe care le-ați creat. Iată câteva întrebări potențiale care trebuie incluse:

  • Vă rugăm să descrieți cum veți implementa acest program.
  • Vă rugăm să descrieți experiența companiei dumneavoastră cu alte programe similare.
  • Cum vă veți asigura că obiectivele noastre sunt îndeplinite?
  • Cum veți gestiona acest program?
  • Vă rugăm să furnizați referințe pentru programe similare cu ale noastre.
  • De ce ar trebui să vă selectăm pentru proiect?

Licitarea și sincronizarea proiectului

Furnizați un format standard pentru ca furnizorul să liciteze. Spuneți furnizorului cum veți împărți taxele. Enumerați toate datele cheie pe care furnizorul va trebui să le cunoască.

  • Propuneri cuvenite
  • Data deciziei
  • Date de implementare

Evaluarea ofertelor din partea furnizorilor

După ce ați primit ofertele furnizorilor pentru un proiect, puteți examina și evalua propunerile și le puteți urmări cu întrebări specifice cu privire la elementele ofertei.

Multe companii creează o matrice pentru a vizualiza toate ofertele furnizorului cu ușurință, permițându-le să evalueze fiecare parte a ofertei pentru a ajunge la un scor final.

Evaluarea propunerilor

După ce ați primit propunerile și ofertele, evaluați ofertanții și selectați-i pe cei potriviți. Stabiliți următoarele:

  • Prețul
  • Zonele neclare
  • Termenii serviciului

Sfaturi pentru atribuirea contractului:

  • Nu alegeți imediat cel mai mic ofertant. Dacă alegeți un furnizor care nu poate finaliza proiectul în mod adecvat, vă va costa timp și bani să o luați de la capăt cu un nou furnizor. 
  • Asigurați-vă că sunteți mulțumit de calitatea, fiabilitatea și capacitatea unui furnizor de a lucra cu dumneavoastră și echipa.
  • Asigurați-vă că ați creat un contract detaliat și că ambele părți îl semnează înainte de efectuarea oricărei lucrări.
Select the fields to be shown. Others will be hidden. Drag and drop to rearrange the order.
  • Image
  • SKU
  • Rating
  • Price
  • Stock
  • Availability
  • Add to cart
  • Description
  • Content
  • Weight
  • Dimensions
  • Additional information
  • Attributes
  • Custom attributes
  • Custom fields
Click outside to hide the compare bar
Compare
Compare ×
Let's Compare! Continue shopping