• Ca să răspundeți la o cerere de ofertă a guvernului pentru a câștiga un contract trebuie să vă pregătiți și să vă prezentați documentația în mod strategic
• Pregătirea unui răspuns la o cerere de ofertă este complicată, frustrantă și dificilă
• Preplanificați proiectul, altfel propunerea va eșua
• Familiarizați-vă cu elementele care alcătuiesc o cerere de ofertă standard guvernamentală
• Înțelegeți modul în care entitatea guvernamentală decide ce oferte câștigă
• Începeți cu un plan strategic de afaceri pentru a determina ce propuneri de ofertă veți urmări
• Faceți-vă temele cu privire la oportunitățile viitoare de licitare; cunoașteți-vă concurența
• Alcatuiți o echipă de ofertare performantă, pentru a crea propuneri câștigătoare
• Planificarea corectă a propunerii necesită cinci instrumente: o schiță, o matrice de cerințe, o matrice de responsabilitate, un ghid al autorului și un workplan
• Un manager de proiect bun trebuie să fie antrenor, majoretă și comandant

Cum răspundem la o cerere de ofertă

Răspunsul la o propunere de licitație a guvernului este un chin. Managerii de proiect se angajează deseori cu teamă să pregătească o ofertă pentru un proces de cerere de ofertă, deoarece procesul este unul complex. Cu toate acestea, câștigarea unui contract guvernamental profitabil merită efortul. Deoarece reglementările împiedică instituțiile statului să aleagă vânzătorii în mod aleatoriu, o agenție care trebuie să externalizeze munca – de la construirea unui garaj la crearea unei campanii de educație publică – va emite o cerere de ofertă. După cum știu ofertanții cu experiență, aceste solicitări pot fi foarte complicate, la fel și răspunsul. Șabloanele pentru o cerere de ofertă se dezvoltă adesea de-a lungul timpului, cu secțiuni și modificări disparate care par să intre adesea în conflict, dar ofertantul trebuie să furnizeze fiecare detaliu.

Ofertanții fără experiență ar putea să rateze aceste realități, să înțeleagă greșit scopul proiectului sau să calculeze greșit timpul de care vor avea nevoie pentru a-și finaliza oferta. Adesea, vor neglija crearea unei strategii de licitare care să ghideze scrierea propunerii. Uneori, blocajul poate fi omiterea instrucțiunilor din cererea de ofertă sau neexplicarea clară a prezentării lor. Managerii ale căror propuneri au succes întreprind următoarele acțiuni:

• Realizează un efort de marketing timpuriu și stabilesc exact de ce are nevoie instituția.
• Creează o strategie de licitare și un plan care analizează punctele tari și punctele slabe ale propunerii lor.
• Recrutează o echipă de lucru remarcabilă și îi conferă puterea de a lua decizii și instrumentele pentru a le pune în aplicare.
• Se asigură că oferta acoperă fiecare aspect al cererii de oferte.
• Estimează un preț bun, realist.
• Își elaborează propunerea într-un limbaj clar, fără jargon.

Cum aleg instituțiile publice

Familiarizați-vă cu maniera de selectare a ofertelor câștigătoare. Guvernul alege dintre trei modele: Primul este modelul de compromis sau cea mai bună valoare, unde avantajele ofertantului, cum ar fi resurse tehnice excelente sau o istorie de afaceri de succes, contează mai mult decât prețul. Al doilea este modelul cu cel mai mic preț acceptabil din punct de vedere tehnic, unde dicteză costurile. Al treilea este modelul de compromis performanță-preț, care echilibrează prețul și performanța anterioară.

Ați parcurs vreodată un număr mare de CV-uri? Oamenii tind să caute inconștient motive pentru a elimina CV-urile pentru a simplifica procesul de revizuire. Cred că evaluatorii folosesc uneori o abordare similară, mai ales dacă există mulți ofertanți.

Câțiva factori consolidează sau distrug propunerea dumneavoastră. Unul dintre aceștia este abilitatea tehnică. Instituția va analiza răspunsul dumneavoastră la cererea de ofertă pentru a vedea dacă oferiți forță, slăbiciune, incertitudine sau deficiență tehnică. Evaluatorii guvernamentali decid acest lucru numai citind ceea ce ați trimis. De asemenea, examinatorii vor încerca să determine riscul de a lucra cu dumneavoastră și vor aplica un scor de risc ridicat, moderat sau scăzut. Evaluatorii iau în considerare performanțele anterioare ale firmei dumneavoastră și vă pot solicita să contactați clienții anteriori pentru a obține evaluările lor. Contează și prețul pe care îl propuneți.

Înainte de a propune, deveniți strategic

Colaborați cu membrii echipei dumneavoastră pentru a crea o strategie de licitare generală sau specifică. Pentru strategii generale, pregătiți-vă să îndepliniți criteriile de selecție a surselor guvernamentale. De exemplu, puteți oferi cel mai mic preț sau cel mai mic risc? Pentru strategii mai specifice, examinați „cerințele cheie de evaluare a clienților” ale guvernului – criteriile pe care se bazează evaluatorii pentru a selecta câștigătorii – și stabiliți cum le îndeplinește firma dumneavoastră.

Înțelegerea procesului pe care guvernul îl folosește pentru a evalua propunerea dumneavoastră și pentru a ajunge la o decizie de selecție este esențial pentru câștigarea unei noi afaceri.

Când sunteți gata, stabiliți pentru ce contracte cu statul să licitați și cum să creați propuneri câștigătoare ca răspuns la cererile de oferte. În primul rând, elaborați un plan strategic de afaceri. Asigurați-vă că toată lumea din personalul dumneavoastră înțelege obiectivele ofertei. Creați o declarație de misiune care să delimiteze ce, cine, cum și de ce pentru afacerea dumneavoastră. Stabiliți direcțiile de activitate pe care le veți întreprinde pentru a atinge obiectivele ofertei dumneavoastră. Decideți cum să vă evaluați progresul și ce trebuie să faceți pentru a realiza fiecare pas.

Înainte de a trimite orice propunere pentru afaceri cu statul, trebuie să vă angajați într-o poziționare pe termen lung. Începeți cu planul de afaceri. Apoi stabiliți un raport puternic cu clienții dumneavoastră și efectuați cercetări de piață cu privire la oportunitățile viitoare ale firmei dumneavoastră și la rivalii sau provocările de afaceri. Cercetarea pieței presupune monitorizarea continuă a site-urilor web ale altor companii și discutarea cu clienții concurenților dvs. Păstrați-vă actualizate informațiile de marketing.

Creați o bibliotecă de oferte și propuneri, care include ofertele dumneavoastră anterioare, o bază de date sortată după subiect, CV-uri pentru membrii personalului important și informații despre concurența dumneavoastră. Înregistrați câștiguri sau pierderi și țineți cont de notele de rezolvare a acestor succese sau eșecuri.

Managerul de proiect – persoana responsabilă pentru planificarea și gestionarea procesului de pregătire a propunerii – trebuie să recruteze următorii membri ai echipei:

• Manager de propunere – managerul însărcinat cu pregătirea și redactarea propunerii. O persoană poate servi atât ca manager de proiect, cât și ca manager de propunere.
• Manager de implementare – responsabil pentru îndeplinirea contractului în cazul de succes.
• Manager de producție – responsabil pentru ofertare produse/servicii .
• Manager tehnic – gestionează toate informațiile tehnice pentru propunere.
• Manager financiar – realizeaza oferta financiară și justificarea acesteia.
• Manager de marketing – organizează toate informațiile de marketing, inclusiv cercetarea concurenților.

Planificați înainte de a propune

Planificați-vă procesul de elaborare a propunerii, altfel eforturile dumneavoastră vor eșua. Pentru a vă implementa planul, aveți nevoie de cinci instrumente:

1. Schița propunerii – un cadru cuprinzător al propunerii.
2. Matricea cerințelor – tot ce aveți nevoie pentru a completa dosarul de aplicare, plus orice altceva trebuie să scrieți din schița dumneavoastră.
3. Ghidul autorilor – un „storyboard” pentru a vă ajuta echipa de realizatori să redacteze secțiunile atribuite.
4. Matricea responsabilităților – cine se ocupă, de ce anume și din ce echipă face parte. Acest lucru este important, deoarece subliniază ce informații trebuie să pregătiți și cine trebuie să le facă. Creați acest document în conformitate cu secțiunile din cererea de oferte, astfel încât să o respectați.
5. Programul detaliat al realizării ofertei – termenele limită si inter-dependențele pentru tot ceea ce privește răspunsul la cererea de ofertă.

Matricea de responsabilitate a propunerii vă ajută echipa să stabilească și să rămână la elementele propunerii – comunicările pe care doriți să le transmiteți evaluatorilor. Descrieți avantajele fiecărei element pentru client și furnizați dovezi ale afirmațiilor dumneavoastră. Acest lucru vă va ajuta să abordați problema riscului: este de natură tehnologică – concurenții dumneavoastră au software sau tehnologii mai noi? este orientat spre proiectare – veți avea nevoie de un timp suplimentar? sau este legat de management – statul poate fi sigur că puteți asigura controlul calității?

Puneți planul în aplicare

Managerii de proiecte trebuie să gestioneze personalul. În calitate de manager, trebuie să fiți un „antrenor” care îi ajută pe membrii echipei să-și îndeplinească sarcinile, o „majoretă” care ține moralul ridicat și un „comandant” care acționează. Termenele sunt fixate și dumneavoastră sunteți factorul de decizie. Comunicați imediat și constant orice modificare a răspunsului la ofertă. Oferiți tuturor acces la informațiile despre propuneri. Când alcătuiți oferta, urmăriți următoarele puncte:

• Răspundeți la întrebări în ordinea pe care le pune propunerea de ofertă.
• Scrieți succint, astfel încât cititorii să poată compara cu ușurință răspunsurile dumneavoastră cu răspunsurile celorlalți.
• Explicați totul cu atenție, în special informațiile tehnice.
• Nu utilizați jargon; fiți clari și direcți.
• Includeți fiecare informație solicitată de entitatea guvernamentală.
• Susțineți-vă afirmațiile. Precizați calificările dumneavoastră în mod clar și convingător.
• Explicați de ce sunteți mai buni decât rivalii dumneavoastră., dar nu le menționați numele.
• Utilizați o terminologie conformă cu cea a guvernului.

Dacă propunerea câștigă contractul, bucurați-vă. Dar, indiferent dacă reușiți sau nu, întâlniți-vă cu echipa dumneavoastră de realizare ofertă pentru a analiza ce a mers bine și ce s-ar putea să fi mers prost.

Text realizat pe baza cărții „Winning Government Business: Gaining the Competitive Advantage with Effective Proposals” de Steve R. Osborne